د -ميزات المنظومة العامة في الأرشفة:تعتبر منظومة DocuNetمتخصصةبأرشفة المستندات وإدارتها، وبالتالي تقدم عدداً كبيراً من الميزات إضافة إلى ما سبق ذكره نوجز أهمها من خلال 30 ميزة :
1-قدراتها غير المحدودة لتخزين وأرشفة الوثائق الورقية والإلكترونية المتعارف عليها والمتعلقة بحجم العتاد فقط .
2-كافة نوافذها معيارية وتتوافق مع معايير MicrosoftوADOD (American Department of Defense)الخاصة بنوافذ المستخدم مما يوفر لمدراء النظام والمستخدمين سهولة وأريحية في التعامل مع المرونة العالية والمستوحاة من Microsoft Visual Studio 2010كذلك فكافة نوافذ الإدارة والزبون و الفورم مبنية أيضا بطريقة الإطارات المنزلقــة Multiple Sliding Panes .
3- قدراتها غير محدودة في أعداد مستخدميها وعمليات على المحتوى باحتوائها تقنية Pool Manage، وتم تجريب بنية المخدم فعلياً مع 1400 مستخدم لتبلغ انشغاليته أثناء ذروة العمل 10- 50 بالألف مما يعني قدرة تخديميه تصل لمئات آلاف المستخدمين لا يحدها سوى عرض حزمة الشبكة Bandwidthالمتعلق بطوبولوجيا الشبكة ومواصفات أجهزتها فقطو بهذا يمكن لأي شركة مهما بلغ عدد مستخدميها للمنظومة أن تطلب الترخيص المناسب لعدد مستخدميها دون أن تضطر لشراء أكثر من نسخة لتغطية أعمالها.
4-تقدم المنظومة الأمثلية بحفظ الوثيقة بالحفاظ على دقة المعلومة والحجم الأصغري للتحزين باستخدام أفضل طرق الضغط التخزيني
5-تدعم جميع أنواع الماسحات ( من البسيطة ذات الملقم الآلي وذات المسح الدفعي Batch Scanning. ولأكثر من يروتوكول كــ ISIS, TWAIN, WIA. ولعدد غير محدود وعلى الوجهين وبجميع السرعات وقياسات الـورق .
6- تمتاز بوجود آليات مساعدة لعملية المسح الضوئي لتوفير الوقت والجهد وتحسين دقة الوثائق المسحوبة مثل الاستقامة الآليــة وإزالة النمش بقيمة محددة والتحكم بحساس الماسح والتدوير الآلي للوثائق الممسوحة وحذف الصفحات البيضاء مما يحافظ على جودة الوثيقة المؤرشفة.
7- تحوي العديد من الأدوات لمعالجة الصور بعد سحبها، مثل قلب الصورة أفقيا أو عموديا، عكس الصورة، تدويرها ، توضيحها ، التحديد والقص، مع العديد من الفلاتر بهدف تحسين الصورة الممسوحة إلخ.
8-لها القدرة على مراقبة مجلد معين على جهاز المستخدم وأرشفة الملفات الجديدة آليــــــا إليه .
9-تظهر المنظومة رسائل توضح الخطأ عند حدوثـــه وذلك لمساعدة المستخدم في عملــــــــــه .
10- تحوي المنظومة خريطة مصغرة Plan Window تسهل الوصول إلى أي نقطة في الملفات من خلالها بسرعة كبيـرة.
11-تحوي إمكانية غير محدودة لبناء أي شجرة والتعديل عليها بما يواءم احتياجات المستخدمفشجرة الأرشفة الغير محدودة السعات والأبعاد أفقياً أوعامودياً لمستخدمي منظومة DocuNet في إنشاء المكتبــــات والخزن والأضابير والمجلدات والوثائق والصور والأفلام بالطرق المناسبة لعملهم سواء من جهة الأمان بتحديد السماحيات لكل عقدة فيها بطريقة ACL(Access Control List) بما يناسب عمل ومسؤولية مستخدمي كل قسم أومن جهة التنظيم بما يناسب إحتياجات العمل.
12- تحوي منظومة Docunetكافة العمليات على عقد شجرة الأرشفة من) إنشاء - تعديل–استعراض العقد والعقــد الفرعية (مكتبة، خزانة، مجلدات، مجلدات فرعية)،(إعادة التسمية)، حذف، نقل، نسخ، وضـع صلاحيات على عقدة.
13- تحوي كافة الإمكانيات الممكنة لأرشفة المستندات التي تضـــم:
◦ إظهار واستعراض المستندات داخــــــــــــــــل عقدة.
◦ إظهار واستعراض النسخ القديمة للمستند versioningوهي إمكانية الاحتفاظ بالإصدارات المختلفة للوثائق version controlعند تعديلها وتسجيلها في إصدارات جديدة مما يمكن من إنشاء تاريخ كامل للوثائق وإظهار أي تعديل عليها مع المراجعات المتعددة revisions
◦فتح المستند واستعراض فهارســـــــــــــــــــــــــــــــــــــه.
◦ إنشاء مستندات غير محــــــــــــــــــدودة العـــــــــــــــــدد.
◦التعديل على المستندات بحســــــــــــــــــــــب الصلاحيات.
◦ حذف المستندات بحســــــــــــــب الصلاحيـــــــــــــــــــات.
◦ نسخ المستـنــد ولصقه بحسـب الصلاحيـــــــــــــــــــــــات.
◦ إرفاق صفحات (ملفات أو صور أو فيديو, ملفات صوت).
◦ وضع صلاحيات للمستنـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــد.
◦ وضع قناع على فهـــــارس المستنـــــــــــــــــــــــــــــــــد.
◦ تصدير المستند إلى صيغــــــــــــــــــــــــة HTML.
◦ إرسال المستند إلى إيميــــــــل، فاكــــــس، طابعــــــــــــة.
◦ ميزتي السحب والإفلات من أجل عملية إرفاق الصفحات إلى المستند (سحب الملفات من النظام إلى داخل نافذة البرنامج فوق المستند أو داخل المستند المفتوح).
◦ التعبئة التلقائية لفهارس المستند من قواعد المعطيات الخاصة بالشركة.
◦ إظهار مصغرات للصفحات المرفقة بالمستنــــــــــــــــــــــــــد.
◦ قفل المستند عند التعديل وفك القفل عند الانتهاء من التعديل.
14-تحوي ميزة إرفاق أي عدد من الملفات المختلفة بالمستند كصفحات.
15-تتيح العديد من العمليات على الصفحات المرفقة بالمستند بحسب الصلاحيات منها:
◦إظهار الصفحات المرفقة وفتحهـــــــــا.
◦ إضافة عدد غير محدود من الصفحات.
◦ التعديل على الصفحـــــــــــــــــــــــــات.
◦ حذف الصفحــــــــــــــــــــــــــــــــــــــات.
◦ وضع شرح أو تعليق إضافي للصفحـات.
◦ تعديل الشرح للصفحــــــــــــــــــــــــــــات.
◦ إضافة صلاحيات على الصفحــــــــــــــات.
◦ إرسال إلى إيميل، فاكس، طابعة، حفظ الصفحة كملف على الهارد.
16- تتيح منظومة DocuNet أيضاً آلية إنشاء أو تعديل نماذج أو أنماط المستندات، والتي تعرف نمط جديد لمستند يتألف من عدد من الفهارس يحوي العديد من الخصائص. حيثيجري بناء نمط المستند باستخدام مصمم النماذج المضاف ككتلة ضمن كتل الإدارة لإنشاء المستند، و يتألف النموذج من عدد من الفهارس والتي يجري إضافتها بشكل بسيط كعنصر من قائمة تحوي مجموعة من مختلف أنواع الفهارس و التي تلبي حاجيات و إستخدامات المستخدمين.
◦ يمكن التحكم بأشكال وأحجام ومواضع الفهارس في نموذج المستندات كأي أداة تصميم واجهات بيانيــة.
◦ يمكن تصدير النموذج إلى صيغة XMLلكي يتم تبادله بين التطبيقات المختلفـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــة.
◦ كما يمكن تصدير النموذج بصيغة HTMLليجري عرضه في واجهات التخاطب عند بناء مستندات جديدة من هذا النمط.
◦ يمكن إضافة عدد من القيود على الفهارس، وتحديد نوعها ومجال قيمها، والقيم الافتراضيــــــة.
◦ يمكن تعريف آلية لملء الفهارس تلقائيا عند بناء مستند جديد، وذلك من قواعد معطيات الشركة.
◦ يمكن إضافة فهارس جديدة في أي وقت على أحد نماذج المستندات وبشكل غير محــــــــــــــــدود.
و في جميع الأحوال يتشكل المستند من (( 1- اسم المستند -2- القالب الذي يتبع له template-3- الفهارس-4- خيار المسار النسبي حال كان التخزين على وسط خارج القاعدة Media -5- تاريخ الإنشـاء -6- المستخدم المنشئ -7- تاريخ آخـر تعديل -8- آخر مستخدم معدل -9- رقم آخر إصدار version/revision))
17- تعتمد منظومة Docunetعلى نظام صلاحيات متقدم ومعياري يسمح بفرض عدد كبير من الصلاحيات والتحكم بها على مختلف المستويات نذكر منها:
◦ إنشاء مجموعة Groupجديدة وإعطائها العديد من الصلاحيات كالرؤية والتعديل والإضافة والحذف.
◦ إنشاء مستخدم جديد وإعطاؤه العديد من الصلاحيــــــــــــــــات.
◦ إضافة مستخدم على مجموعة أو حذف مستخدم من مجموعة.
◦ تحديد الصلاحيات على مستوى نموذج المستنـــــــــــــــــــــــــد.
◦ تحديد الصلاحيات على أي فرع أو عقدة من فروع الشجـــــــرة
◦ تحديد صلاحيات على مستنــــد مختــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــار.
◦ تحديد صلاحيات على صفحة مختـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــارة .
◦ الصلاحية النهائية لمستخدم على مستند هي محصلة السماحيات المحددة على المجموعة والمستخدم والعقد الآباء لهذه المستند بالإضافة إلى صلاحيات المستند نفسه.
18- تقدم منظومة Docunetعدد كبير من إمكانيات البحث من خلال محرك بحث سريع جبار نذكر منها:
◦ البحث البسيط والذي يبحث عن تعبير معين ضمن جميع الوثائق المؤرشفة.
◦ إعادة البحث بالإضافة إلى الوثيقة التي تحوي العبارة، شرح لمحتوى الوثيقة والذي تطابق بشكل كلي أو جزئي مع عبارة البحث باستخدام الجذر والمصدر مثلاً البحث عن اسم يحوي كلمة احمد أو أحمد أو محمد .
◦ تحديد البحث على أحد فروع شجرة الأرشفــــــــــة.
تحديد البحث وفق التاريـخ للأرشفة كمحــــــــــــدد .
◦ البحث ضمن المحتوى النصي للصفحات المرفقة بمستند معين مثل ملفات WORD،PDF،HTML،TEXT... مع إعادة شرح مختصر للأجزاء التي تحوي عبارة البحث.
◦ خدمة البحث المتقدم، والتي تتيح جمع أي عدد من الاستعلامات منطقيا بهدف الحصول على نتائج أدق.
◦ أمكانية البحث المقارب، واستبعاد كلمة أو عبارة من نتائج البحــــــــث.
◦ دعم خاص للغة العربية مع مراعات الهمزات والشدة والتشكيل.... إلخ.
◦ تخزين قوالب بحث سابقة لاستخدامه في عمليات بحث جديــــــــــــــــــدة.
◦ تصدير نتائج البحث إلى ملـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــف Excel.
19- تتيح منظومة Docunetآلية رقابة متكاملة من خلال تعقب المستخدمين وإصدار تقارير طباعية عن جميع العمليات التي جرت ضمن منظومة الأرشفة، نذكر منها:
◦ تحديد المستخدم والجهاز والتاريخ ونوع العملية المطلوب إصدار تقرير عنها.
◦ إصدار تقارير عن أعمال مستخدم معين ضمن مدة زمنية محــــــــــــــــــــددة.
◦ تصدير التقارير إلى ملف Excelوأو طباعتهــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــا.
20- إمكانية إنشاء مستخدمين جدد وتحديد صلاحياتهم، كلمات المرور، فرض تعقيد على كلمة المرور لزيادة سوية أمانها ، تحديد زمن انتهاء لكلمة المرور، تحديد أوقات خاصة مسموحة لدخول مستخدم.
21-إمكانية الربط مع LDAPأو Active Directoryلإدارة حسابات المستخدمين والمجموعــــــــات.
22- إمكانية تحديد أمكنة التخزين المؤقتة: من خلال خيارين للتخزين لتسـهيل عمل المستخدم وهما التخزيـن : ((1- ضمن قاعدة المعطيات 2- بشكل ملفات ضمن مجلدات )).
23- إمكانية تشفير المعطيات، وضغطها قبل تخزينها سواء في قاعدة المعطيات أو على نظام ملفات خارجي وبخيارين ((مع أو بدون تشفير)) وذلك بأداءعالي ومتميز مهما كان حجم التخزين نتيجة خوارزمية البحث والتصفح وخاصية virtualization
24- إمكانية إضافة آلاف الصفحات للمستند دون أي اختناق في البرنامجالمجربة فعلياً على ملايين السجلات، ويمكن تخزين ملفات بحجوم كبيرة غير محدودة إطلاقاً إذا كان خيار قاعدة المعطيات استخدام أقراص غير مهيأة بنظام التشغيل Unformatted Disk Storageوهو خيار تقدمه شركة أوراكل وMicrosoft، والتي تزيد بزيادة أداة التخزين وإضافة حلقات تخزينية (RAIDكمثال).
25- إمكانية تحديد حجوم الملفات الممسوحة أو المخزنة لبعض المستخدمين بحسب ضرورات العمـــــــــل
26- تحوي المنظومة مستعرض المصغرات Thumbnail Viewer:من أجل التصفح السريع لمحتوى مستند مما يساهم في توفير الوقت.
27-مزودة بسلة محذوفات خاصة بها تمكن المستخدم من حذف المستندات أو الوثائق والصور و الأفلام والمقاطع الصوتية واستردادها من سلة المحذوفات أو حذفها نهائيا مع الرقابة الهادئة على هذه العمليات
28-إمكانية إضافة ختم إلى المستند، أو إضافة توقيع الإلكتروني.
29-تدعم المنظومة أرشفة وعرض وتحرير جميع أنواع الملفات الملتيميديامن صوت، فيديو والأرشفة المتنوعة من أوراق، ميكروفيلم، فاكسات بريد الكتروني- ملفات نصوص-مستندات HTML– نماذج إلكترونية معبأة إلخ.
30-المنظومة متكاملة مع معظم أنظمة دورات العمل سواء المنتج من مركز أنفست فورأوولBPMSأوغيره.
هذا غيض من فيض حيث نترك التعرف على باقي الميزات العامة للمستخدم ليكون الفيصل الحكم من خلال إستخدامــــه العملـــــي للمنظومـــــة و الله ولي التوفيق
