يشرفنا كأسرة أنفست فور أوول أن نقدم للمهتمين بالأرشفة بحثا مقتضباً لمراحل تطور الأرشفة مـن الصلصال للرق للورقة للأرشفة المغناطيسية وصولاً للأرشفة الإلكترونية و آخرها دوكيونيت في أرشفة و إدارة المستندات تاركين للأجيال تدوين اللاحق .
يتردد على مسامعنا في عالم الأرشفة عبارات تشمل (( الوثيقة – التوثيق)) ولنبدأ بتعريف الوثيقة موضحين عناصرها وأقسامها
الوثيقة // تعريفها – عناصرها – أقسامها // تعرف الوثيقة في اللغة كمؤنث " الوثيق "، على أنها ما يعتمد عليه, و يعني الوثيق " الإحكام في الأمر ", وتوثق من الشخص أوأستوثق فيه يعني أخذ منه الوثيقة. فالوثيقة ما يعتمد عليها وما يرجع إليها لإحكام الأمر والتثبت منه.وتشكل ثلاثة عناصر أساسية في الأرشفة وهي:
1- الوثيقة تشكل مصدراً للمعرفة بما تتضمنه من معلومات source of information
2- تمتلك الوثيقة قوة الإثبات Justifying
3- تشكل معلوماتها مصدراً لإنتفاع الباحث مهما كانت صفته.
أما من حيث الشكل فللوثيقة ثلاثة أنواع هي:
- الوثيقة المكتوبة written documents - الوثيقة المرئية visual documents - الوثيقة المسموعة sound documents
وقد تتداخل أشكال الوثائق, لتجد الوثيقة المكتوبة والمرئية والمسموعة بنفس الوقت, إضافة للرسومات والخرائط والصور والوثائق الإلكترونية عبر الأجهزة والأنظمة, وهناك المايكروفيلم والمايكروفيش والوسائط الإلكترونية. CD / DVD / DISQUETTE / FLASH-DISK وتشكل الوثيقة العنصر الأساسي الذي ترتكز عليه الأرشفة مهما تطورت لأهميتها و لعدم إمكانيـة العودة بالزمـن للخلف حال فقدانها و ذلك منذ أقدم العهود .
تاريخ الأرشــفة: أكدت الأبحاث التاريخية أن بداية الأرشيف عربية, وتحديدا في سوريا , وكان الأرشيف كمادة وثائقية شاهداً على نشاط الإنسان وتاريخه وحضارته و مهمة الأرشيف إثبات وجود نشاط الإنسان ولم يتغير هذا المفهوم ليومنا الحالي رغم تغير ظروف وأشكال وأدوات الأرشيف. فبداية الأرشيف من مادة الصلصال كما الموثق من خلال 25 ألف لوحة في تل الحريري بسوريا ضمن مخازن قصر ماري يعود تاريخها إلى القرن 31 ق.م و يظهر أحدها من الصلصال كما الشكل أدناه :
تم تطور الأرشيف إلى ورق البردي ثم للرق حيث أكتشف باللاذقية بسوريا أيضاً بمنطقة رأس شمرا آثار لمملكة أوغاريت تعود للقرنين 13 و 14 ق.م تضم عقود و إتفاقيات وأوامر ملكية وتعتبـر أبجدية رأس شمـرا أول أبجدية بتاريخ البشرية جرى توثيقها وتضم المنطقة أيضا لوحات لقصـر * آشور بانيبال * تعود للقرن 7 ق.م و تظهر كما الشكل أدناه :
أعلاه نجد لوحة من قصر آشور بانيبال /
/ وفي العراق كأمتداد لسوريا و حضارتها فقد تم اكتشاف قانون حمورابي مؤسس دولة بابل ( 1792/1750 ق.م ) والذي يحفظ اليوم في متحف " اللوفر " بفرنسا ، ويعتبر أساساً في إشتقاق القوانين كما الشكل أدناه :
مما تقدم نجد أن الأرشيف شكل عنصر إظهار النشاط والجهد الإنساني قبل الميلاد و لولاه لما تعرفنا على الحضارات السابقة و توقف إستمرارنا في التقدم حيث شكل عنصر الحفظ و البقاء للتطوير. ونستعرض بعصرنا الحالي ظهـور وتطور الأرشيفات من خلال الحاجة الماسة إليها و التي نسرد بعضها كما يلي:
الثورة الفرنسية و تتابع الأرشيفات الوطنية : مع قيام الثورة الفرنسية, ظهر مصطلح الأرشيف الوطني عام 1790, والذي سمي بأرشيف المجلس الفرنسي. وعين أول مدير أرشيفي سنة 1793 ليظهر أول نظام للأرشيف الوطني الفرنسي عام 1794ثم لينتشر النظام المتعلق بالأرشيفات الوطنية بأوربا لاحقاً ثم في روسيا مع لينين عـام 1918 وفي أمريكا عـام 1934. أما بالدول العربية فقـد تأخرت نظم أرشيفاتها لما بعد استقلالها.و أبتدأته تونس بإصدارأول قانون منظم للأرشيف سنة 1988 رغم ظهـور المجلس الدولي للأرشيف سنة 1948 بعد الحربين العالميتين الأولى والثانية اللتين تسببتا فـي مشروع جديد للأرشيف مع تدفق الوثائق والأرشيف الإستراتيجي وخاصة العسكري منه مما أدى إلى إنفجار وثائقي وظهور نظريات تنظم و تضبط أعمار الأرشيف والحاجة إليه.
- نظرية الأعمار الثلاثة : مع ظهور وإتضاح الحاجة الماسة للأرشيف بعدالحرب العالمية الأولى أصدر العالم تشالينبيـرغ Tchelingbirg أول كتاب له لحفظ الأرشيف الورقي أسماه نظرية الأعمار الثلاثة. قسمت عمر الأرشيف إلى ثلاثة أعمار :
- العمر الأول: و الذي يقل عمره عن 5 سنوات, ويحفظ الأرشيف فيه بالإدارات للاستعمال الدائم كأرشيف جاري.
- العمر الثاني :الذي يكون فيه عمره بين 5 سنوات و15 سنة ويحفظ في مركز للحفظ المؤقت كأرشيف وسيط للاستعمال المناسباتي.
- العمر الثالث : الذي يفوق الـ15 سنة وفيه يفرز الأرشيف ليحفظ بأمكنة مخصصة مأمونة بأفضل الشروط للحفظ والخزن.
- سياسة الأرشفة حول أعمار الوثيقة حسب نظرية تشالينيبرغ : حددت السياسة الأرشيفية لهذه النظرية, معالجة الوثيقة منذ خلقها لمآلها النهائي إما بحفظها كأرشيف نهائي أو تاريخي وذلك بمركز الأرشيف الوطني,أوبإتلافها نظرا لانعدام قيمتها . قطفت البلدان التي طبقت هذا المفهوم الأرشيفي الفوائد المرجوة بماعرفته من نهوض بالوثائق حيث أستمدت الشعبية ودعمت مسارها الديمقراطي ونشرت الطمأنينة في مجتمعاتها.
بعض من مشاكل عدم وجودالأرشيف بدولنا العربية: لا نجد في بلداننا أي تحديد لسياسة أرشيفية تعتمد على مفاهيم ورؤى بعيدة رغم أننا مؤسسي الأرشيف, بالمقابل فالدول المتطورة أدركت أهمية الأرشيف وسارعت لحفظه وتنظيمه. في حين لم تنزع عنه المفاهيم الخاطئة بأنه وثائق متقادمة عديمة القيمة, لا تحظى باهتمام. ليكلف المغضوب عليهم إداريا بالتصرف فيها وإتلافها و في أحسن الأحوال حفظها بأماكن مهجورة لتتآكل فيها و لتكون وسيلة غذاء للقوارض تسهم في نموها على حساب مجتمعاتنا. بالتالي لابد لإداراتنا من تغيير مفهومها خاصة أن مشاكل معقدة لايحلها سوى الوثائق الأرشيفية التي يخشاها البعض على مستوى الأعمال الإدارية .أما عن أمثلة ضياع الحقوق للدول فأكبر مثال (( قضية مزارع شبعا )) التي حولـت فرنسا المحتلة للبنان سابقا خرائطها إلى سراب عندما أضاعت الخارجية الفرنسية خرائط مزارع شبعا وأتلفت الفيضانات التي اجتاحت البلدية المخططات بأماكن حفظها, لتستأثر إسرائيل اليوم بملكية المـزارع اللبنانية بحجة عدم وجود مخططات وتظل مشكلتها قائمة لليوم.فالأرشيف الذاكرة الخالدة للمؤسسـات والأوطان حيث تقصر ذاكرة الإنسان. ويعتبر ثروة إقتصادية مخبأة للدول وأداة للتواصل والإستمرار الحضاري.
- صعوبات الحفظ و البحث اليدوي في الوثائق والأرشيف وضرورة المعالجة الآلية لها: يتميز عصرنا الحديث بكميات هائلة من الوثائق المتراكمة تضيق معه أمكنة الحفظ وليصبح البحث فيها لإسترجاع أي منها معضلة حلها شبه مستحيل , ويقضي الموظف نصف وقته بين الحفظ والبحث عن الوثائق أي 50% من إنتاجيته ضائعة .ومع تزايد وتشعب الأنشطة وتكدس الملفات الإدارية أصبحت الذاكرة البشرية غير قادرة لمعالجة الأرصدة الوثائقية ، مما عطـل المصالح المرتبطة بالمعلومة، لتختلط الوثائق القيمة بغيرها العديمة الفائدة، وبهـذا تتضررالذاكرة الوطنيـة بتهميـش وثائق مؤسساته ، مما أوجب الإعتماد على حوسبة الإجراءات الأرشيفية من تحويـل وتسجيل وفرز وإعداد وبحـث وليصبح استرجاع الوثائق أمراً سريعا، مع توفير البيانات والمعلومات آنيا , ثم عـن بعد عبر الشبكات لاحقا.ً ليصبح الاستغلال الوثائقي جماعيا في الوقت نفسه. ورافق ذلك ظهور النظام المرجعي للوثائق، وظهور التسجيلات للبيانات الأرشيفية وقواعد البيانات، مع التقنيات المرجعية التي تحوي المواصفات الأرشيفية الموحدةISAD (G) = General International Stadard Archival Description من قبل المجلس الدولي للأرشيـف سنة 1994، وظهور قواميس أرشيفية منها قاموس المصطلحات الأرشيفية الذي ظهر في سبع لغات سنة 1990، وظهرت المنظومات الوثائقية المختصة ك: CDSISIS الذي تحولت من بعد إلــىWINISIS، وكانت المواصفات الأرشيفية الرئيسية: ISO 15489 سنة 2001 والمتعلقة بتنظيف الأرشيف بمختلف مراحله الثلاثة .
الأرشيف والعولمـة :طرأ بالعقد الأخير بالقرن المنصرم تطورات جذرية نتيجة ظهور التقنيات الحديثة والتكنولوجيـا الشبكية التي وحدت العالم وربطت المؤسسات مهما تباعدت. وكان قطاع الأرشيف الأكثر استفادة باعتباره قطاع معلومات كمحور للتكنولوجيــا الحديثة، فعرف القطاع ثورة جديدة بعـد الحرب العالمية الثانية مع الثورة التقنية بظهورالنظام الأرشيفـي المرجعي ثم ظهور تقنية الأرشفة الإلكترونية ليحلم العالم بمجتمـع إلكتروني خالي من أي ورقة.
الأرشفة الإلكترونية والتقنينات الأرشيفية الإلكترونية: بظهور الأنترنيت والنظم الرقمية، سارعت الهيئات والجمعيات الأرشيفية باستغلال الموقف وتحديث التقنينات الأرشيفية لمجال الأرشفة الإلكترونية وتطورت تقنيناتISAD-G لتنبثق عنها مواصفات EAD=Encoded Archival التشفيرلتدعم النظم الأرشفية وتحميها . ثم لتظهر المنظومات الأرشيفية الإلكترونية العملاقة مثل دوكيونيت التي تستجيب للحدث و تشكل ذروة العمـل الأرشفي من خلال تطويرها المستمر.
لماذا الحل في ادوكيونيت : مع التطورالذي شهده قطاع الأرشيف والمعلومات ، وظهور الشبكات العنكبوتية والداخلية للمؤسسات لتربط مختلف أجزائها، فإن السجلات والملفات الإلكترونية للمعلومات كوثائق يعتبرأمراً طبيعياً ليتم تبادلها بسرعة خيالية تتوقف على ضغطة الزر. من جهة أخرى فعالمنا اليوم متشعب بعلاقاته ومصالحه ليصبح من المستحيل التعامل بالطرق التقليدية اليدوية وأقتضت العولمة التعامل بين مختلف أجزاء العالم بذات الوقت و الوثائق أحياناً. وبالمقابل فالوثيقة الورقية لايمكن لأكثر من طرفين التعامل بها بذات الوقت وهي قابلـة للتلف, هذه العوامل أوجبت ظهور تقنية رقمنة الوثائق وظهور الأرشيف الإلكتروني لحل كافة المشاكل الأمر الذي تجلى بظهور منظومة الأرشفة وإدارة المستندات كدوكيونيت DocuNet-DMS المتميزة عالمياً .
أما أنواع الأرشيف الإلكتروني فنوعين :
1-الأرشيف المنتج إلكترونياً بالأصل ( Borm digital) و الذي يتشكل من كافة التطبيقات المنشأة بالحاسوب بمختلف أشكالها الإلكترونية من صور وملفات doc/xls/xml/...etcو التي يتم معالجتها إلكترونيا في برامج الأرشفة من حفظ و إضافة وتعديل وحذف وإسترجاع .
2- الأرشيف الورقي المرقمن والمنتج من خلال أجهزة المسح الضوئي Scannerو يتشكل من الوثائق والمخططات والتي غالباً ما تحفظ ا للمدى الطويل وتعتبر إستراتيجية في حياة المؤسسة المؤرشفة والتي رافقها ظهور تقنيات تحويل الوثيقة من تنسيقها الأصلي إلى التنسيق القياسي Virtual print الطابعة الإفتراضية والمعروفة بتقنيـة الـ OCR= Optical character recognizing لتتعرف ضوئياً على الحروف و تعيد تحويل الوثيقة من صورة مرقمنة لنصوص يمكن التعامل مع محتواها كنص مكتوب .
- أما أهداف الأرشفة الإلكترونية فلها هدفين رئيسيين :
1- الهدف الأول ( إستراتيجي ): الوصول لعالم بلا ورق وحكومة إلكترونية بلا تنقل أو وقت ضائع أو فساد في التعامل الإداري لبعض موظفي المؤسسات .
2-الهدف الثاني ( لحظي ): لمواجهة التدفق الهائل للوثائق والسيطرة على الأرصدة الأرشيفية المكدسة في المخازن بمعالجتها وحفظها وفهرستها وإسترجاعها آنياً مع إنشاء أكثر من نسخة منها .و جعل جميع الوثائق المخزنة بالمستودعات مرئية . فالوثيقة غير المرئية تعتبر بعلم التوثيق بالمعلومة الضائعة فكيف للإنسان أن يتحكـم في ترتيب وحفظ ملايين الوثائق اليـوم بغير نظام كالنظام اّلأرشيفي الإلكتروني DocuNet-DMS ؟
مراحل الأرشفة الإلكترونية حيث:تنقسم لمرحلتين: الأولى تخطيطية والثانية تنفيذية.
المرحلة التخطيطية للأرشفة:و تبدأ بالدراسة والمسح وبناء الخطة ونمذجة المستندات وتحديد العمليات المطلوبة من البرامج وقواعد البيانات والتقاريرالمطلوبة .
المرحلة التنفيذية للأرشفة الإلكترونية:وتتمثل بفرز الوثائق الورقية ونقل المطلوب رقمنته على ضوء الخطة لتنفيذ المشروع، واستبعاد الوثائق المكررة وإعداد المطلوب مسحه من خلال توضيبه للمسح مع الترميز ليتم العمل التنفيذي من خلال الأجهزة والبرمجيات مع عملية الإختبارات للجودة و معالجةالصورالممسوحة ليتم حفظها بعد فهرستها في قواعد البيانات و التي يمكن إنشاء العديد من النسخ الإحتياطية منها سواء على أقراص أو ضمن وحدات تخزين مخصصة
مشاكل الأرشفة الإلكترونية:يحترز العديد من الإدارات من الأرشفة الإلكترونية مع إثارة العديد من الأسئلة تتضمن مخاوفهم ونورد أهمها والإجابات عليها كما يلي :
·هل المحتويات بالأرشفة الإلكترونية توازي بالقيمة المخزون الأرشفي غير المرقمن و التي يمكن فقدانها مع الأجهزة الحافظة لها نتيجة أي ظرف قاهر
الجواب :تعتمد عملية الحفظ الإلكتروني على النسخ الإحتياطي للبرامج وقواعد المعطيات والتي يمكن أن تتم في عدة أماكن ولعدد من النسخ والأجهزة مما يحافظ على الوثائق وقيمها و بالشكل الذي يمكن فيه طباعتها كالأصل .
هل يؤدي التطور الحاصل لنظم البرمجة والأجهزة لمشكلة صعوبة قراءة المنظومات الحديثة للمنظومات القديمة أي ضياع وفقدان المحتويات التي تم الإنفاق عليهـا لحفظها وأرشفتها.
الجواب:راعت النظم البرمجية الحديثة التعامل مع النظم القديمة فنجد أن لغة الجافا مثلا تدعـم كافة قواعد البيانات ونظم التشغيل كما أن الإصدارات الأحدث منها تزيد من قدرات العمل, و كزيادة في الأمان يقترح المختصون بمجال التقانة تهجيـرالوثيقة الإلكترونية بصفة دوريةPeriodical Migration Continuim لتتمكن من مواكبة التطورات للأجهزة والأنظمة الإلكترونية. ومهما يكن فإن الملفات المخزنة على شكلXML وهو نظام ملفات مستقل عن كل الأنظمة والأجهزة يستعمـل اليوم لعدم تأثره بالتغيرات التي تحصل تشكل حلاً آمنا لهذا النوع من الطروحات و هو الذي توفره أيضا منظومة دوكيونيت.
مشكلة إحلال التوقيع الإلكتروني والصبغة الرسمية للوثيقة الإلكترونية:
الجواب : طالما أنه يعتبر الإمضاء والختم الوسائل الوحيدة التي تضمن رسمية الوثيقة وهويتها لأجله تم تطوير"الإمضاء والختم الإلكتروني" للوثيقة الإلكترونية , والذي ينقسم:
- الإمضاء والختم المرقمن: ويعني رقمنة الإمضاء الخطي للشخص مع الخاتم وحفظه لاعتمـاده إلكترونيـا
- الإمضاء و الخاتم المشفر أو الرمزي: ويتمثل في توفير مفتاح سري للشخص لا يعلمه غيره واعتماده عند إمضاء وختم الوثيقة الإلكترونية.ومن الجدير بالذكرأنه لا يمكن لأي مزور أن يقوم بتزوير أي توقيع أو ختم إلكتروني لوجود العديد من التعقيدات عليه تجعل أمر كشف أي تزوير مهما كانت دقته أمراً سهلا .
تشكل التكلفة المادية للأرشفة الإلكترونيـة مشكلة للبعض: تتطلب تقنية الأرشفة الإلكترونية تكلفة إضافية مما يجعل البعض متأخراً عن العمل بها . لكن بالمقارنة للأهداف المرتقبة من حفظ الوثائق بأمان وبمختلف الظروف المناخية المؤثرة على الأرشيف الورقي من غبارأوأشعـة شمس أورطوبة ، وعدم تقادم الوثيقة الإلكترونية بسبب اللمس المتواصل لها ، وتوفير المساحات الكبيرة التي يتطلبها الأرشيف الورقي و مصاريفها والتي تعد من مشاكل المؤسسات نجد أن تكلفة التخزين الورقي قد تزيد عن تكلفة الأرشفـة الإلكترونية مما يجعل الأرشفة الإلكترونية أكثراقتصادية وأمان .
مشكلة إنشاء الوثيقة الإلكترونيـة: حيث يكون إنشائها جماعيا عبر تقنيات الربط بين مختلف الأطراف المعنية لذلك ليس بالضرورة أن تكون الوثيقة الإلكترونية وحدة واحدة كما الوثيقة الورقية التي يكون إنشاؤها مشخصا. وبما أن المصدر يمثل علامة مهمة من الناحية الأرشيفية وهومبدأ احترام النشأة فيجب ذكر المصدر أوالمساهمين بإنشاء الوثيقة وهذا ما توفره الأنظمة البرمجية الحديثة من حيث ذكر إسم المنشأ للوثيقة و لحظة و تاريخ إنشائها والحاسـب الذي تم الإنشاء من خلاله ليتم تصنيفها إفتراضيا وحفظها إلكترونيا.
الخلاصة :لقد أثرت التكنولوجيا الحديثة للمعلومات على واقع الأرشيف تأثيرا بالغا وسريعا حتى تجاوز الواقع الحلم مع إدراك العالم أن الإنسانية ستبلغ مستوى الأرشيفات المفتوحة عبر الشبكات بظهور التخصصات الجديدة كالتجارة والإدارة الإلكترونية ، مما غير مفهوم نظرية الأعمار الثلاثة الكلاسيكية، ومهد لظهور نظريات أرشيفية جديدة كنظرية الدورة العمرية للوثيقة ، ونظرية التواصلية الوثائقية التي تستجيب للمهن الأرشيفية الجديدة التي فرضتهـا تقنيـة الأرشفة الإلكترونية من خلال مجتمع إفتراضي بلا ورق تدعمه الحكومة الإلكترونية ينقلنا من الوثيقة الورقية للوثيقة الإلكترونية تتوفر فيه الأسناد القانونية للوثيقة الإلكترونية مع إتضاح الرؤيا لفوائد الأرشفة الإلكترونية وأثارها بتطويرالمجتمعات و نعتبر أنفسنا من سوريا داعمين لكامل تقنيات الأرشفة من الصلصال إلى أحدث برامج الأرشفة و إدارة المستندات من خلال أكبر منظومة أرشفة و إدارة مستندات / دوكيونيت / .
و نختم بحثنا بشكركم و بقول الشاعر
كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي وإذا ما ازددت علما زادني علما بجهلي
مع أطيب تحيات أسرة أنفست فورأوول
