نقدم رؤيتنا علنا نساعدكم بإتخاذ قراركم لإقتناء منظومة أرشفة وإدارة المستندات كمنظومة  DocuNet-DMS التي تتفاخر بها مع زبائننا و المستخدمة  لدى المئات من زبائننا الكرام .

  مفاهيم الإدارات العربية للأرشفـــة :للأسف لا نجد عربياً أي تحديد لسياسة أرشيفية, رغم إدراك الغرب أهمية الأرشيف الإلكتروني ليسارع بحفظه و تنظيمه. و بالمقابل يعتبر بعض من مدرائنا الأرشيف كوثائق متقادمة عديمة القيمة . ليكلف المغضوبين عليهم إداريا بالتصرف فيها وحفظها بأماكن مهجورة لتتآكل فيها وتكون غذاء للقوارض على حساب مجتمعاتنا. علماً أن مشاكل معقدة لا يقوى على فتحها سوى الوثائق الأرشيفية . و نذكر أصحاب القرار بالنقطتين الآتيتين :

آ-  صعوبات الحفظ والبحث اليدوي في الوثائق والأرشيف الورقي : يتميزعصرنا بكميات هائلة من الوثائق المتراكمة تضيق معها أمكنة الحفظ وليصبح البحث فيها لإسترجاع أي منها معضلة حلها شبه مستحيل, ليقضي الموظف نصف وقته بين الحفظ والبحث عن الوثائق أي أن 50% من وقته ضائع .ومع تزايـد وتشعب الأنشطة وتكدس الملفات الإدارية أصبحت ذاكرتنا البشرية غير قادرة لمعالجة الأرصدة الوثائقية ،مما عطـل المصالح المرتبطة بها ، لتختلط الوثائق القيمة بغيرها العديمة الفائدة ، مما أوجب حلاً يعتمد على حوسبة الإجراءات الأرشيفية من تحويل وتسجيل وفرز وإعداد وبحث وليصبح استرجاع الوثائق أمراً لحظياً، إضافة لتوفير البيانات والمعلومات عبر الشبكات للاستغلال الوثائقي الجماعي ليوفر الوقت والنفقات ويزيد الإنتاجية ويوقف الهدر.

ب- حتمية تنظيم الوثائق وإدارة المستندات من خلال نظم إلكترونية: مع ظهور الشبكات العنكبوتية والشبكات الداخلية للمؤسسات، فإن الملفات الإلكترونية للمعلومات الوثائقية تعتبر أمراً طبيعياً ليتـم تبادلها بسرعة خيالية تتوقف على ضغط الزر. وفي يومنا مع تشعب العلاقات والمصالح أصبح من المستحيل التعامل بالطرق التقليدية اليدوية ، كما أقتضت العولمة التعامل بين مختلف أجزاء العالم في الوقت نفسه وبنفس الوثائـق أحيانا،. ذلك أن الوثيقـة الورقية لا يمكن أن يتعامل بها غير طرفين بالوقت ذاته و قابلة للإتلاف,هذه العوامل مع التطورات التكنولوجية السريعة،أوجبـت ظهور تقنية رقمنة الوثائق و فرضت منظومات أرشفة وإدارة المستندات كمنظومة دوكيونيت المتميزة .

 ما هي الوثيقة //  تعريفها – عناصرها – أشكالها // تعرف الوثيقة في اللغة كمؤنث " الوثيق "، أي ما يعتمد عليه, و يعني الوثيق " الإحكام في الأمر " وتوثـق من الشخص أو استوثق فيه يعني أخذ منه الوثيقة .فالوثيقة: ما يعتمد عليها وما يرجع إليه لإحكام أمر والتثبت منه وهي البنية الأساسية لعمل الإدارات
وتتكون من ثلاثة دعائم  هي:
1- تشكل الوثيقة مصدراً للمعرفة بما تتضمنه من معلومات source of information
2- تمتلك  الوثيقة قوة الإثبات Justifying
3- تشكل معلومات الوثيقة مصدرا لانتفاع الباحث مهما كانت صفته.
أما من حيث الشكل فللوثيقة  ثلاثة أنواع هي  : (  الوثيقة المكتوبة written documents   - الوثيقة المرئية visual documents  - الوثيقة المسموعة sound documents )

وقد تتداخل أشكال الوثائق, لتجد الوثيقة المكتوبة والمرئية والمسموعة في نفس الوقـت, إضافـة للرسومات والخرائط والوثائق الإلكترونية عبرالأجهزة والأنظمة, وهناك كـل من (المايكروفيلم / المايكروفيش والوسـائط الإلكترونية(  CD / DVD / DISQUETTE / FLASH-DISK ) وتشكل الوثيقة العنصر الأساسي للأرشفة مهما تطورت لأهميتها ولعدم إمكانية العودة بالزمن للخلف حال فقدانها و ذلك منذ أقدم العهود .أما هدفا الأرشفة الإلكترونية فهما  :

1-    الهدف الأول (إستراتيجي ): للوصول لعالم بلا ورق ولحكومة إلكترونية بلا تنقل أووقت ضائع أوفساد بالتعامل الإداري.

2-    الهدف الثاني ( لحظــي  ) : لمواجهة التدفق الهائل للوثائق والسيطرة على الأرصدة الأرشيفية المكدسة في المخازن بمعالجتها وحفظها وفهرستها وإسترجاعها آنياً مع إنشاء أكثر من نسخة منها . وجعل جميع الوثائق المخزنة في المستودعات مرئية . فالوثيقة غيرالمرئية تعتبر بعلم التوثيق بالمعلومة الضائعة فكيف للإنسان التحكم بترتيب وحفظ ملايين الوثائق في يومنا بغير منظومة كدوكيونيت المتخصصة و المتميزة عالمياً بإدارة وأرشفة جميع الوثائق والمستندات ؟

لماذا تتبنى الإدارات الناجحة الأرشفة الرقمية بينما تحتفظ الإدارات التقليدية بالأرشفة الورقية: مع ثورة عالم الاتصالات والتقانة والانتشار للماسحات الرقمية Scanners، تحولت الإدارات الناجحة لتبني الأرشفة الرقمية للمستندات، بالاستعانة بالماسحات لإلتقاط صور رقمية لمستنداتها يجري تخزينها على أقراص صلبة أومخدمات تخزين.مستعينة بمنظومات برمجية متخصصة  تعاملت بها  محققة من خلالها  وفراً بمساحة التخزين والنفقات حيث تحتاج فقط لمساحة افتراضيـة Virtual Space   لتخزيـن المستندات  لتستفيد منها  أيضاً في إدارتها مما أعطــاهـــــا أيضاً :

·     تقديم محاكاة رقمية لحافظات وإجرائيات التخزين الفيزيائيــة وأنتج إعادة تنظيم الإدارات لنفسهـا.

·    قدرة للمستخدمين لديها بإضافة أوتعديل (تصحيح) مستند بشكل سهل وسريع مع الإحتفاظ بالأصـــــــل.

·   القدرة على إضافة أو تعديل أنواع مستندات (نماذج Forms) باستخدام مصمم نماذج Forms Designer(كما يظهر بالشكل أدناه)

كما إستفادت الإدارات الناجحة من قدرات منظومات الأرشفة  المتطورة منها إضافة للأرشفة  بإدارة مستنداتها من خلال العديد من ميزاتها  نذكر منها:

-الإستفادة من نظام إدارة صلاحيات المستخدمين والمجموعات المتطور حسب وظائفهم ومهامهم  (كصلاحيات :الإضافة، الحذف، الطباعة، العرض، المسح،) لتحديد عمل كل مستخدم بما يتناسب مع حاجات الإدارة.

- الإستفادة من نظام إخفاء (حجب) أجزاء من الأرشيف أومعلومات المستندات عن المستخدمين حسب ضرورات العمل مما يزيد من مستوى الأمان والسرية في العمل .

- الإستفادة من وجود عملية تحكم بنسخ المستند والتغييرات التي تطرأ عليه وهوية المستخدم الذي قام بإنشائها أو التعديـل عليها Document Versioning Control.لتزيد من الأمان في حفظ المستندات

-الإستفادة من قدراتها في نسخ أو نقل أو حذف حافظات التخزين والمستندات بشكل فوري وسريع ومشابه لأنظمة الملفات المعروفة OS File Systems.

-الإستفادة من قدراتها على ضغط أو تشفير مرفقات المستندات واستعراضها أو التعديل عليها، من خلال وجود أدوات متطورة لمعالجة المحتوى الرقمي من صور أو أصوت أو أفلام ونصوص.

- الأستفادة من قدرتها بالبحث عن المستندات ضمن حافظات الأرشيف دون أي حدود بحيث تصل للبحث ضمن صفحات المستندات (مرفقات) من صور وملفات رقمية نصية (Office Files، PDF Files،)، وغيرها.

-الإستفادة من قدراتها على التعامل مع أنظمة استخراج النصوص من الصورة(OCR) Object Character Recognition Systems ).

-الإستفادة من قدراتها على استيراد أو تصدير المستندات للصيغ الرقمية المختلفة أو إرسالها بالبريد الالكتروني أو طباعتها.

- الإستفادة من قدرتها و ببساطة على التكامل  مع أنظمة إدارة تدفق العمل Workflow Management Systems أو إجرائيات العمل ( Business Process Management BPM)

ملاحظة :تختلف بنية أنظمة DMS فيما بينها، فقد تكون مركزية أو موزعة وقد تقدم خدمات وصول عن طريق شبكات الانترنت Internet Networks. ومن وجهة نظرالمستخدم تؤمن واجهات عمل مكتبية أو واجهات ويب.

و الآتي مخطط تفصيلي لنظام DMS

وللأسف بالمقابل لجأت بعض الإدارات العربية لزيادة مساحاتها التخزينية الورقية وضخت الأموال لأجلها  لتبقى محتويات مستودعاتها عرضـة للتآكل والتلف وتبقى عملية البحث فيها عن الوثيقة أمراً شبه مستحيل.

مما سبق نجد مقدار الخسارة التي تتعرض لها إداراتنا المتأخرة في اقتناء منظومة لأرشفة وثائقها ومستنداتها وإدارتها مما يجعلها عرضة للهزات الاقتصادية ويخرجها من عامل المنافسة ومن عالمنا المتطور  بترسيخها للورقيات وزيادة أعبائها ومخاطرها ولهذا كان مركز أنفست فورأوول الأمثل في تقديمه لمنظومة الأرشفة  العملاقة الموثوقة DocuNet-DMS  لتخدم كافة الإدارات والمستخدمين على اختلافهم  وأعدادهم وأحجام عملهم ولتكون السند المتين  من خلال خبرات وكفاءات تخصصية قامت ببنائها .

  و نختم دعوتنا للتحديث تاركين القرار لأصحاب العقول النيرة  القرار و نختم بقول الشاعر  :

                                      كلما أدبني الدهر أراني نقص عقلي                                    وإذا ما ازدٌت علما زادني علما بجهلي

                                                                                                                                 مع  أطيب تحياتنا :أسرة أنفست فور أوول