نظام إدارة الوثائق DMS هو نظام حاسوبي يستخدم لإدارة الوثائق و متابعتها و تخزينها بشكل إلكتروني سواء أكانت مستندات إلكترونية أو ممسوحة ضوئياً أو صوراً أو أفلاماً أو ملفات صوتية ليتم الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلق بإدارة الأصول الرقمية و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجلات.

يوفر نظام إدارة الوثائق التكنولوجيا و الأدوات المطلوبة لجمع و إدارة و تأمين و مشاركة المعلومات داخل مؤسستك ، ويشمل الوثائق الالكترونية و الصور و رسائل البريد الإلكتروني، و ملفات الكمبيوتر الأخرى، فضلاً عن الوثائق الورقية الممسوحة ضوئياً لتحويلها الى شكل نصي أو صورة يتم الاحتفاظ بها داخل النظام والرجوع إليها بطرق سهلة.

نظام إدارة الوثائق باختصار : نظام يقلل من استخدام الورق، ليستبدله بعملية المسح الضوئي و المعالجة الإلكترونية لتصبح الأوراق وثائق الكترونية مرتبة و منظمة بشكل يسهل  تعديلها و طباعتها و أرشفتها للرجوع إليها وقت ما تشاء مع حفظها و إنشاء نسخ منها تحفظها كما تشاء و حسبما تشاء دون الحاجة لمستودعات ورقية  .