نقدم للمهتمين للحاق بركب الحضارة بعالمنا العربي المبررات لحاجتهم للأرشفة الإلكنرونية .حيث يتوجب عليهم تحديد سياستهم للأرشفة فللأسف قلما نجد لدى بعضنا تحديداً لسياسة أرشيفية تعتمد على رؤية بعيدة تدرك أهمية الأرشيف و تنظيمه و حفظه . وبالمقابل يعتبره بعضنا وثائق متقادمة عديمـة القيمة تكون لاحقا غذاء للقوارض تسهم في نموها مع عدم إمكانية الإسترجاع . و لابد للمهتميــــــن بالأرشفة أن يلحظوا :
خسائرهم و أضرارهم بالأرشيف الورقي : فعصرنا يتميز بكميات هائلة من الوثائق المتراكمة تضيق معها أمكنة الحفظ والبحث فيهـا معضلة حلها شبه مستحيل ,أما موظفنا فنصف وقته بين الحفظ والبحث أي 50% من راتبه ضائع .ومع تزايـد وتشعب الأنشطة وتكدس الملفات الإدارية أصبحت ذاكرتنا البشرية غير قادرة لمعالجة الأرصدة الوثائقية ، مما عطـل المصالح المرتبطة بها ، لتختلط الوثائق القيمة بغيرها العديمة الفائدة ، أما الحل فبسيط بعصرنا ويعتمد على حوسبة الإجراءات الأرشيفية وليصبح استرجاع الوثائق لحظياً،مع توفيرالبيانات عبر الشبكات للاستغلال الوثائقي الجماعي لتوفير الوقت والنفقات وزيادة الإنتاجية و وقف الهدر .
مبررات إضافية للتحول للأرشفة الإلكترونية : مع ثورة عالم الاتصالات والتقانة والانتشار للماسحات الرقمية Scanners، لإلتقاط صور رقمية للمستندات يجري تخزينها على أقراص صلبة أومخدمات تخزين.ذلك بالإستفادة من فوائد المنظومات الأرشفية التي تعاملت بها الإدارات الناجحة حيث حققت وفراً بمساحة التخزين والنفقات من خلال إحتياجها لمساحة افتراضيـة Virtual Space لتخزيـن المستندات لتستفيد منها بأنظمة إدارة المستندات مما يعطي تقديم محاكاة رقمية لحافظات وإجرائيات التخزين الفيزيائيـة مما ينتج إعادة تنظيم الإدارة لنفسهـا. هذا إضافة إلى إعطاء المستخدمين القدرة على إضافة أوتعديل (تصحيح) مستند بشكل سهل وسريع مع الإحتفاظ بالأصـل. إضافة للقدرة على إضافة أو تعديل أنواع مستندات (نماذج Forms) باستخدام مصمم نماذج Forms Designer مما يعطي مجالات غير متناهية في تخزين أنواع جديدة من الوثائق و أرشفتها والبحث عنها بشكل آني . و إن عدم التباطوء بإتخاذ القرار نحو الأرشفة الإلكترونية سيعني الخطوة الصحيحة في إنتاج الذات الأمر الذي تحتاجه جميع مؤسساتنا كبرت أم صغرت
