مع الألفية الثالثة والتطور الإلكتروني وثورة الإتصالات في زمن تصنع الثانية مصيراً لشعوب بأكملها لا بد لنا كعرب من إجراء مقارنة بين الأرشيفين الورقي و الإلكتروني علها تساعد المتأخرين منا بالقرار لتبديل نظم عملهم و سنقارن بين طريقتي الأرشفة مستعرضين المشاكل و الميزات للطريقتين و سنذكر أولاً :
مشاكل الأرشيف الورقية و التي تتلخص بما يلي :
• إن نمو عدد الوثائق والسجلات والملفات الورقية يوميا في دوائرنا يزيد من الإحتياج للوقت الضائع و نفقات الحفظ من مستودعات أو مكتبات و خزن و أضابير ورواتب .
• إن ضياع( 50 % ) من وقت الموظف بين البحث و الحفظ للوصول للورقيات المطلوبة يزيد من هدر الأموال الخاصة و العامة من خلال الأرشفة الورقيـــــــــــــــــــــــــة .
• ينمو الأرشيف الورقي بمعدل ( 25 % ) سنويا مما يزيد عدد الوثائق لتحتاج لمستودعات إضافية كل أربع سنوات عدا عن أخطار التلف و الحريق و التأكـل مما يعني أن تكاليف أماكن الحفظ تنمو بمعدل ( 25 % ) سنويا أي تتضاعف كل 4 سنوات و تكون بنسبة 400 % كل ثماني سنوات مما يرفع من إحتياجها لمستودعات وحزن و رفوف و مصنفات للحفظ إضافة لأجهزة التهوية و الحماية كأجهزة الإطفاء والإهتلاكات الأمر الذي يشكل هدراً كبيراً في النفقات و يحملنا مخاطر إضافية فهي ليست بأمان من الضياع أو التلف أو السرقة أو التزوير أو الإستبدال و مع تقدم أعمار المؤسسات ينتج تلال من الورقيات تحتاج للخزن و الإسترجاع نتيجة حاجة التداول للوصول إلى معلوماتها مما يظهر مشاكل في إدارتها و حفظها و تنسيقها و إسترجاعها نذكر كأمثلة منها :
مستودعات التخزين : تحتاج الورقيات لحفظها لشروط حفظ في مستودعات تخزين غير متوفرة غالبا بمؤسساتنا مما يؤدي لتكدس الملفات في طوابقها و بين أرجل موظفيها ليزيد من صعوبة حفظها , واسترجاعها وتداولها , وحتى في حالة توفير المكان الكبير فغالباً نجده غير مناسبا لحفظ تلك الملفات مثل اختيار الأقبية وما بها من الرطوبة العالية.
الوقت المهدور : فالنظام اليدوي بطئ يحتاج الحصول على المستند فيه لأوقات طويلة للبحث عنه وإعادة حفظه , وخاصة مع تكدسه , مهما توفر من نظام لحفظ واسترجاع وتصنيف وفهرسة .
الموظفون : نتيجة صعوبة الحصول على الملفات والمستندات, واحتمالات فقدانها وتلفها ,مما يضر بالموظفين والإدارة ويمنعهم من القيام بإجراءات العمل اليومية مما يعود على الإدارة بالخسارة في الوقت والمجهود.
النقل والتداول : مع عدم توفير معدات نقل الملفات والمستندات , بما يتناسب مع شكلها وحالتها الماديه وأهميتها ,مما يضر بسير العمل ,والملفات والمستندات نفسها , ويعرضها للتلف و الضياع والتداخل فيما بينها .
إعتبارات أمنية أخرى : تبدأ مع تفهمنا لأهمية التوثيق وضمان عدم التحريف في المحتوى مع ضمان سلامة المكان حالة الحريق والإمطار والكوارث الطبيعية و إنعدام إمكانية الإسترجاع .
هذا غيض من فيض من مشاكل الأرشفة الورقية و التي لا بد لمؤسساتنا من التخلي عنها و خاصة إذا عرفنا ميزات الأرشفة الإلكترونية حيث يتربع DocuNet-DMS على قمتها بميزاته في الأرشفة وإدارة المستندات و يمكن أن نذكر منها :
- قدرته بالقضاء على كافة مشاكل الحفظ و البحث و تنظيم و إدارة المستندات بشكل هادئ و إقتصادي من خلال :
1- توفير بنسبه قد تصل الى ( 90 % ) تقريبا من حيث النفقة المادية إضافة إلى الإستفادة من أماكن التخزين في بدائل مفيدة و دعمه لكافة أنواع العتاد و قواعد المعطيات.
2- الطمأنينية المطلقة من خلال الحصول على نسخة الكترونية للوثائق الورقية المعياريه لكافة المقاسات الورقية العالمية ( A5-A0)
3- تقليل الإعمال الورقية كمرحلة أولية في اتجاه الحكومة الالكترونية للوصول إلى عالم بلا ورق .
4- مستوى الأمان والسرية العاليين للوثائق وسهولة التحكم بالصلاحيات بما يتناسب مع عمل كل مستخدم.
5- حفظ وعرض الوثائق المحفوظة في مستودع النظام (Documents view ) بشكل آمن مشفر و لكافة الإصدارات و التعديلات.
6- تخزين الصور والوثائق وتنظيمها وربطها في نظام الفهرسة اليا حسب حقول خاصة تتناسب مع طبيعة عمل كل جهة بما يدعم الهيكيلية الإدارية .
7-تعدد وسائل الإدخال والإخراج حسب رغبة المستفيدين بشكل آمن .
8-الحصول على جميع أنواع التقارير والإحصائيات بطرق مبسطه جدا.
9- سهولة عملية البحث والإسترجاع ( Storage) لأي وثيقة و بشكل آني 10- سهولة الربط مع أي برامج تعمل لدى المستخدم من خلال تمتعه بطبقة ويب سيرفيس لهذا الغرض
هذا الفوائد تنعكس بشكل جلي على أداء كافة الدوائر الحكومية حيث نجد :
آ - سهولة نقل الرسائل والوثائق الالكترونية من خلال التعامل على الشبكة الداخلية أو العنكبوتية .
ب- -التقليل من المرجعات للدوائر الحكومية مما يوفر المال و الوقت للمواطن و يقلل من الأضرار البيئية .
ت -يلغي التضارب والتكرار في إصداره الأوامر أو القرارات و ينظمها مما يزيد من تنظيم عمـــــل الإدارات .
ث- يوحد معايير التعامل مع الوثائق و ينظم الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات سواء داخل المؤسسة الأم آو خارجها.
ج- -يحفظ الوثائق بشكل نهائي بأقل كلفه و آمن و يمنع العبث فيها سواء من خلال تشفيرها أو من نظام الصلاحيات العالي أو من خلال الوصول إلى الإصدار الرئيسي لتتبع أي تعديل .
ح - يقلل مخاطر فقد أو ضياع الوئائق مما يجعل وثائق المستخدمين في أمان .
خ- -السهولة في أدارة الوثائق مما يعني السرعة في تقديم الخدمة للمستفيدين والمواطنين .
ق- ضمان سرعة اتخاذ القرار بوجود أمكانية الإطلاع السريع على الوثاثق مع سرعة وصوله للجهات المنفذة و تبليغها بشكل آني عبر الشبكة.
ف -إلغاء الفاصل الزمني والجغرافي بين فئات المستفيدين لتلبية حاجتهم الفورية و تنظيم عمل الأجهزة الرقابية بشكـــــــــــــل هادئ هادف .
إن تأكيد مصداقية الأنظمة البرمجية للوثائق والمعلومات عند التعامل مع الغير بثقة عالية في عالمنا العربي مع وجود نسخ بديلة متعددة في أكثر من مكان سيوفر الوقت والجهد ويرشد الإنفاق المالي بما يعمل على تحسين الاستغلال الأمثل للموارد الاقتصاديه المتاحة. إضافة لالغاء الفاصل الزمني ( 7 * 24 والمكاني بين فئات المستفيدين لتلبية حاجاتهم الفورية من المعلومات والوثائق ) مع امكانية الربط مع مجموعة برامج لجلب الوثائق المخزنة من خلالها او التخزين مباشرة هذا كله يتم إضافة إلى :
1- الاسترجاع السهل والسريع للوثيقة من خلال تعدد نقاط الوصول ,او مداخل البحث للوثائق المحفوظة اكترونياً (بالرقم ,بالموضوع , اسم المرسل او المرسل اليه كلمات ,مفتاحيه للوثيقة التأريخ)
2 - إمكانية مشاركة الوثيقة الواحدة لعشرات المستخدمين في نفس الوقت ومن أماكن جعرافية مختلفة بحسب الصلاحيات و النشر
3- أيجاد وعاء بديل واحتياطي للمستندات والوثائق الأصلية من خلال النسخ الإحتياطي
4 - تقليل حجم المخزون الأصلي وإمكانية إتلاف الوثيق غير الضروريــــــــــــــــــــة
5 - إدارة الدورة المستنديه منذ بدايتها حتى الانتهاء من جميع الإجراءات وإمكانية متابعة جميع الإجراءات .
6 -زيادة في أمن البيانات والمعلومات لقيام النظام بتشفيرها لعدم السماح من استخدامها حال حدوث أي إختراق .
7- تعديل البيانات بسهولة و يسر على كافة أنواع المستندات وإضافة الاختام والتعليقات و التواقيع عليها بشكل إلكتروني آمن .
8- - مراقبة كافة مستخدمي البرنامج من قبل المسئولين بشكل هادئ هادف ومعرفة كافة العمليات التي تمت بالتاريخ والوقت و أصحابها .
هذا غيض من فيض مما أستوجب على كافة مدراء الشركات في عالمنا العربي كما في الغرب أن يتساعدوا معنا من خلال منظومة دوكيونيت و الكادر المؤهل الذي يساعد زبائننا لنكون شركاء لهم في النجاح و الله ولي التوفيق
