الرقابة الحديثة في بلدان الغرب هادئة هادفة تحقق غايتها بمراقبة و تدقيق النفقات والواردات من خلال الشبكة متداركة أخطاء و معيقات خطط النمو أو التطوير لكافة مؤسساته معتمدة على أحدث وسائل الإتصالات والبرامج مستفيدة من التطور .

أما في بلداننا العربية فنجد عزوف أجهزة الرقابة عن العمل المؤتمت و تكريسها للعمل الورقي اليدوي سواء بدواعي السرية متذرعة  بخوفها من الإختراقات كحجة  لمحاربة الأتمتة رغم أن عامل الأمان و السرية الذي يحققه العمل المؤتمت يتفوق على سرية العمل اليدوي الورقي الذي يتم تزويره بسهولة أو إخفائه  .

إن عمل أجهزة الرقابة في دولنا يعتمد على مراجعة الماضي من خلال وثائق مكدسة في المخازن وغالباً ما تضيع أو تفقد الوثائق المطلوبة من الأرشيف و التي قد تكون ضرورية في عمل الرقابة , و رغم هذا لا نجد لدى أجهزة الرقابة أية مطالبات للتحديث لتكون الضحية الأولى من التخلف حتى أننا نجد أن بعض العاملين في الرقابة يرفضون أية نفقة تساهم في شراء العتاد الإلكتروني أو البرامج التي تخدمهم و إداراتهم كما يرفضون التعامل مع البرامج الإلكترونية ليكونوا قدوة لغيرهم , مما يوقف تطوير الإدارات و يزيد من عامل المحسوبية و يكرس الفساد و ليضع لاحقاً أجهزة الرقابة تحت المسائلة مع تطور المفاهيم .

مفاهيمنا في إداراتنا للأتمتة والأرشفة الإلكترونية : 

للأسف لا نجد لدينا  خططاً مدروسة ذات إعتمادات مالية للأتمتة و لا حتى تحديد لسياسة للأتمتة تعتمد على رؤية بعيدة , رغم أن  الدول المتطورة أدركت أهمية الأرشيف وسارعت لحفظه و تنظيمه أولاً وأقامت عملها على أساسه بنظم مؤتمتة تقدم خدمات الإدارة الإلكترونية لمواطنيها . وبالمقابل تعتبر إداراتنا الأرشيف وثائق متقادمة عديمـة القيمة. ليكلف المغضوبين عليهم إداريا بالتصرف فيها وحفظها بأماكن مهجورة تتآكل فيها أو لتكون غذاء للقوارض تسهم في نموها على حساب مجتمعاتنا. علماً أن مشاكل  رقابية معقدة لا يقوى على فتحها سوى الوثائق الأرشيفية . و نذكر أصحاب القرار أن :

آ- إتباع سياسة رقابة داخلية صارمة وضبط النفقات لا يعني إيقاف عمل الإدارات وتطورها : 

بالواقع إن معظم أصحاب القرار ببلادنا يخشون الجهات الرقابية عندما يتطلب الأمر شراء الإدارات للعتاد الإلكتروني والنظم البرمجية وصرف نفقة إستثمارية  ويفضلون صرف النفقات الجارية كأجور المستودعات و نفقات التخزين من خزن و مصنفات و أجور عاملين و ذلك لأسباب عديدة تتجلى في :

1-  معظم المراقبين للصرفيات يجهلون قيمة العتاد و النظم البرمجية المتطورة التي تحتاجها كل إدارة بما يتناسب مع خصوصيتها مما يخيف صانعي القرار في الإدارات ليحجموا عن القيام بأي مشاريع تطويرية رغم أن تنفيذ هذه المشاريع يوقف الفساد و المحسوبية و يزيد من فعالية الإدارات و أجهزتها الرقابية  و يقل في نفقته عن إجمالي النفقات الجارية.

2- إن وجود عامل المحسوبية و الفساد الإداري أسباب كافية لمحاربة التطوير سواء بالظل أو بالعلن لإن التعامل مع النظم البرمجية يلغي عامل المحسوبية و يبطل دور المنتفعين الفاسدين في الإدارات الأمر الذي يوقف إجراء أي محاولة تطوير لا تخدم مصالهم .

3- إن قيام الإدارات باقتناء نظم برمجية و أرشفية يجعل من الوثائق المؤرشفة  عامل خطر , يهدد الفاسدين بعرضه أي ملفات قديمة بشكل لحظي يكون لهم دوراً فيها سواء أكان قرارات أو أوامر صرف تشكل تجاوزات تدينهم مما يجعلهم يحاربون أي تطوير لا يمكنهم السيطرة عليه . ليستغل بعضهم الكم الورقي الهائل و صعوبات الحفظ المستودعي و البحث لإخفاء جرائمهم مستفيدين من الأرشفة الورقية في مستودعات تشوبها الفوضى و ليحكموا سيطرتهم على محتوياتها.

ب -   صعوبات الحفظ و البحث اليدوي في الوثائق في الأرشيف الورقي : يتميز عصرنا بكميات هائلة من الوثائق المتراكمة تضيق معه أمكنة الحفظ وليصبح البحث فيهـا لإسترجاع أي منها معضلة حلها شبه مستحيل , حيث يقضي الموظف نصف وقته بين الحفظ والبحث عن الوثائــق أي أن 50% من أوقاته غير إنتاجية ، ويعطـل العمل ، و إذا كان الحل بحوسبة الإجراءات الأرشيفية ليصبح استرجاع الوثائق أمراً لحظياً، إضافة لتوفير البيانات والمعلومات و الوقت و المال عبر الشبكات للاستغلال الوثائقي الجماعي مما يزيد الإنتاجية و يجعل الرقابة سهلة وهو الأمر الذي تحتاجه إداراتنا و أجهزتها الرقابية حيث نستغرب تأجيل الحصول على العتاد و النظم البرمجية اللازمة .

ت - إدارة المستندات من خلال نظم الأرشفة بات أمراً واجباً لكل الإدارات : في عصر العولمة فإن الملفات الإلكترونية للمعلومات الوثائقية من الطبيعي تبادلها بسرعة خيالية تتوقف على ضغط الزر.  بالمقابل من المستحيل التعامل بالطرق التقليدية اليدوية ، بالمقابل فالوثيقـة الورقية لا يمكن أن يتعامل بها غير طرفين بالوقت ذاته فقط و قابلة للإتلاف, مما أوجبـ رقمنه الوثائق مع منظومات الأرشفة و إدارة المستندات كمنظومة دوكيونيت DocuNet-DMS المتميزة بحلها لكافة المشاكل المذكورة.

 و يبقى السؤال لماذا تتبنى الإدارات الناجحة الأرشفة الرقمية بينما نتبنى الأرشفة الورقية؟

مع ثورة الاتصالات والتقانة والانتشار للماسحات الرقمية Scanners لإلتقاط صور رقمية للمستندات، تحولت الإدارات الغربية لتبني الأرشفة الرقمية للمستندات، ليجري تخزينها على أقراص صلبة أو مخدمات تخزين .من خلال نظم أرشفية تخدم عملها جانية ثمارها  التي نذكر منها :

·  وفراً بمساحة التخزين والنفقات حيث تحتاج المنظومات الأرشفية الرقمية فقط لمساحة افتراضيـة Virtual Space    لتخزيـن المستندات  لتستفيد منها في إدارتها  وأنتج ذلك :

·   تقديم محاكاة رقمية لحافظات وإجرائيات التخزين الفيزيائيــة مما أنتج إعادة تنظيم الإدارات الغربية  لنفسهـا.

·  أعطى المستخدمين القدرة على إضافة أو تعديل (تصحيح) مستند بشكل سهل وسريع مع الإحتفاظ بالأصـل و عرضهما بشكل آني .

· أعطى القدرة على إضافة أو تعديل أنـواع مستندات (نماذج Forms) باستخدام مصمم نماذج Forms Designer

.  تم الإستفادة من قدرات الأرشفة الإلكترونية إضافة للحفظ  بإدارة المستندات من خلال الميزات نذكر منها:

·   وجود نظام لإدارة لصلاحيات المستخدمين والمجموعات حسب وظائفهم ضمن المنظومة (كصلاحيات : الإضافة، الحذف، الطباعة، العرض ,المسح،) لتحديد عمل كل مستخدم بما يتناسب مع حاجات الإدارة.

·    وجود نظام  إخفاء (حجب) أجزاء من الأرشيف أو معلومات المستندات عن المستخدمين حسب ضرورات العمل مما يزيد من مستوى الأمان و السرية في العمل و ذلك بما يخدم مصالح الإدارة و الرقابة فيها  .

·  وجود عملية تحكم بنسخ المستند والتغييرات التي تطرأ عليه وهوية المستخدم الذي قام بإنشائها أو التعديـل عليها Document Versioning Control.لتزيد من الأمان و تجعل من الرقابة أمراً سهلاً .

· القدرة على نسخ أو نقل أو حذف حافظات التخزين والمستندات بشكل فوري وسريع ومشابه لأنظمة الملفات المعروفة  OS File Systems بموجب نظام صلاحيات و إسترجاع و مراقبة لكل حرف من أي مستند .

·  القدرة على ضغط أو تشفير مرفقات المستندات واستعراضها أو التعديل عليها، من خلال أدوات متطورة لمعالجة المحتوى الرقمي من صور أو أصوت أو أفلام ونصوص مع نظام صلاحيات يحدد آلية العمل ضمن نظام مراقبة لكل عملية.

· القدرة على البحث عن المستندات ضمن حافظات الأرشيف دون حدود بحيث تصل للبحث ضمن صفحات المستندات (مرفقات) من صور وملفات رقمية نصية (Office Files، PDF Files،)، وغيرها وذلك بموجب نظام صلاحيات و مراقبة .

· القدرة على التعامل مع أنظمة استخراج النصوص من الصورة(OCR) Object Character Recognition Systems.

·  القدرة على استيراد أو تصدير المستندات للصيغ الرقمية المختلفة أو إرسالها بالبريد الالكتروني أو طباعتها.

مما سبق نجد مقدار الخسارة التي تتعرض لها إداراتنا التي تأخرت في اقتناء نظم لأرشفة وثائقها وإدارة مستنداتها مما يجعلها عرضة للهزات الاقتصادية ويخرجها من عامل المنافسة بترسيخها للورقيات ويزيد من أعبائها ومخاطرها سواء بتوجيه أو خوف من الأجهزة الرقابية أو بذريعتها إخفاءاً لعامل المحسوبية  بالمقابل فإن مركز أنفست فورأوول يؤكد تقديمه لــDocuNet-DMS    لتخدم كافة الإدارات و المستخدمين على اختلاف أعدادهم وأحجام عملهم ولتكون السند المتين لهم من خلال خبرات وكفاءات تخصصية لا تضاهى في هذه المجالات.

                                                           مع  أطيب تحيات:  مدير وأسرة أنفست فورأوول